Z uwagi na przepisy RODO (unijnego rozporządzenia w zakresie ochrony) danych coraz głośniej mówi się w Polsce, czym jest ochrona danych osobowych. Wzrasta świadomość społeczeństwa wobec praw, jakie każdej osobie fizycznej czy też firmie przysługują. Rodacy jako klienci chcą być traktowani profesjonalnie, z dochowaniem najwyższej staranności. Nie chodzi tu bynajmniej o ekskluzywną obsługę, ale o zachowanie dbałości o najważniejsze kwestie powierzane firmom przyjmującym zlecenie wykonania danej usługi – wartości należące do klienta lub osób bezpośrednio z nim związanych.

Co klient powierza biuru rachunkowemu?

Osoba, która chce skorzystać z usług biura rachunkowego, powierza przedstawicielom takiej firmy faktury (zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe), dokumenty pracownicze, umowy, wyciągi bankowe czy też inne potwierdzenia dokonywanych transakcji. Tym samym klient powierza pracownikom biura rachunkowego:

• dane wartościowe dotyczące informacji o wielkości dokonywanych przez klienta transakcji;
• dane kontrahentów, zarówno dostawców, jak i odbiorców;

dane zatrudnionych pracowników (w tym dane wrażliwe, jak zwolnienia lekarskie) jeżeli usługa poszerzona jest o prowadzenie kadr.

Korzystanie przez biuro rachunkowe z dokumentów obcych, na których zawarte są dane osobowe, to czynność nosząca miano przetwarzania danych osobowych. To oznacza, że każde biuro rachunkowe podlega pod RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych.

Zobacz też
Czy dane przedsiębiorcy podlegają ochronie?
Profilowanie według RODO a sprzedaż przez Internet
Ochrona danych osobowych - przedsiębiorco nie zapominaj się!

Biuro rachunkowe a prawny dostęp do danych

Biuro rachunkowe powinno zadbać o to, aby móc zgodnie z prawem przetwarzać (pod tym pojęciem mieści się już samo gromadzenie) dane osobowe, jakie powierzają mu w szczególności klienci - ale też i sami pracownicy. Przyjmując zbiory danych, biuro rachunkowe powinno zabezpieczyć się, aby posiadać status uprawnień do przetwarzania danych. W przypadku gdy podmiot przyjmujący zbiory od innych administratorów nie spełnia wymogów przepisów o ochronie danych osobowych, jest to działanie niezgodne z obowiązującym prawem.

Obowiązki klienta przekazującego dane osobowe biuru rachunkowemu

Ponieważ wszystkie przekazywane do biura rachunkowego dokumenty są własnością i dotyczą firmy klienta, to klient jest tzw. administratorem danych osobowych. Nie ma tu znaczenia, że przekazał (powierzył) pieczę nad dokumentami biuru rachunkowemu. Wciąż to klient pozostaje administratorem danych i jest zobowiązany zgodnie z ustawą do dochowania ich należytej ochrony.

Art. 4 pkt. 7 RODO

Administrator (w rozumieniu administratora danych osobowych) - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.

W związku z powyższym ma określone przez przepisy o ochronie danych osobowych zadania. W interesie klienta jako administratora danych jest podpisanie z biurem rachunkowym umowy dotyczącej ich powierzenia. Taka umowa zapewnia bowiem, iż przekazane dane (za które wciąż odpowiada ich administrator - klient biura) będą przetwarzane przez podmiot świadczący usługę prowadzenia ksiąg z dochowaniem należytej staranności i zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W ten sposób zastrzega się też przed wykorzystywaniem danych przez podmiot, któremu je powierzono dla celów innych niż ten, w którym zostały biuru rachunkowemu powierzone.

Obowiązki biura rachunkowego otrzymującego dane osobowe

Również i na podmiocie, któremu powierzono dane osobowe, ciążą dodatkowe obowiązki pomimo tego, że administratorem danych jest klient biura. Biuro ma przede wszystkim określone zadania w zakresie zabezpieczenia otrzymanych danych zarówno w kwestii technicznej, jak i formalnej.

Art. 24 ust 1 RODO

Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.

W związku z tym, że biura rachunkowe podlegają przepisom o ochronie danych osobowych (w tym pod RODO), konieczne jest wdrożenie określonych ustawą procedur.

Dodatkowo biuro, podpisując z klientem umowę powierzenia, zobowiązuje się wykorzystywać powierzone mu dane jedynie w zakresie, jaki został określony w umowie.

Zapewnienie należytej ochrony danych osobowych jako wartość dodana

Obecnie na rynku działa wiele biur rachunkowych. Za sprawą II transzy uwolnionych zawodów (ustawa deregulacyjna) szacuje się zwiększenie liczby podmiotów zajmujących się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. W walce o klienta wygrają przede wszystkim te biura, które poza podstawowymi wartościami będą oferowały “coś” więcej, tzw. wartość dodaną. I tu na tle innych biuro może wyróżnić się znajomością i stosowaniem prawa dotyczącego ochrony danych osobowych. Świadomość społeczeństwa w zakresie zagadnień dotyczących przetwarzania danych osobowych i ich ochrony rośnie. Firmy, które wdrożyły w swoich systemach działania dbałość o ochronę danych osobowych, będą szukać biura rachunkowego działającego zgodnie ze wskazaniami RODO. Tu więc, oprócz wymogów prawnych, wdrożenie działań pozwalających na ochronę powierzonych danych osobowych jest dla biura dużym autem pozwalającym wybić się na rynku.

Biuro rachunkowe powinno więc działać zgodnie z obowiązującym prawem, dlatego też zobowiązane jest stosować się do przepisów określonych przez ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Wiąże się to ze zwiększeniem obowiązków formalnych, których i tak jest niemało, ale w zamian za to biuro rachunkowe mające wiedzę i wdrożone postępowania, pozwalające chronić otrzymane od klientów dane, uzyskuje większą renomę w kwestii jakości świadczonych usług, czym może się wyróżnić na tle konkurencji. Dodatkowo, stosując się do przepisów, biuro ogranicza negatywne konsekwencje (zarówno finansowe, jak i zakazujące przetwarzania danych, a tym samym wykonywania usług) związane z ewentualną kontrolą UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Zobacz więcej

Od 1 stycznia 2018 roku zmieniły się zasady opłacania składek ZUS. Zgodnie z nimi, wszystkie składki na:

• ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
• ubezpieczenie zdrowotne,
• fundusze (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych),

będą bowiem jednym zbiorczym przelewem (zamiast dotychczasowych trzech oddzielnych płatności).
​
Tym samym, ZUS przydzielił każdemu polskiemu przedsiębiorcy jego indywidualny numer rachunku. W nowych przelewach, ZUS nie będzie już wymagał podawania żadnych identyfikatorów określających okres czy rodzaj składki. 
​

Jak co roku, od stycznia podwyższeniu ulegają składki ZUS dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Na dzień dzisiejszy znamy już nowe wysokości składek na ubezpieczenie społeczne. Składki ZUS wzrosną o 4,2%, a w przypadku nowych przedsiębiorców - aż o 5%.

Wciąż nie znamy jednak wysokości nowej składki zdrowotnej. Jej wartość zostanie bowiem opublikowana dopiero w drugiej połowie stycznia.

Na podstawie historycznych podwyżek możemy jednak oszacować, iż nowa składka zdrowotna wyniesie ok. 307 zł, co oznacza, że łączna danina na rzecz ZUS w 2017 roku wzrośnie do ok. 1220 zł.

Przesunięcie reformy składkowej nie oznacza wycofania się ze zmian wprowadzanych za pomocą tzw. Konstytucji Biznesu. A ta przewiduje wprowadzenie tzw. ulgi na start, czyli zwolnienia firm ze składek ZUS oraz ze składki zdrowotnej w okresie pierwszych 6 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej.

Konstytucja Biznesu przewiduje również zniesienie obowiązku rejestracji małych działalności gospodarczych, tj. takich, w ramach których uzyskuje się przychody nie przekraczające 50% minimalnego wynagrodzenia.
​

Zwolnienia lekarskie w wersji elektronicznej funkcjonują już od stycznia 2016 roku. Do chwili obecnej nie wprowadzono jednak obowiązku wystawiania zwolnień jedynie w formie elektronicznej. Pozostawienie możliwości wystawiania tych dokumentów w obu formach (papierowej i elektronicznej) spowodowało, że po dwóch latach funkcjonowania systemu, zdecydowaną większość zwolnień wciąż stanowią dokumenty papierowe.

Wszystko ma się jednak zmienić 1 lipca 2018 roku. Od tego dnia bowiem lekarze nie będą już mieli możliwości wystawiania zwolnień lekarskich na papierowych drukach. Każdy tego typu dokument będzie bowiem mógł być wystawiony jedynie w formie elektronicznej i trafi natychmiast do systemu informatycznego ZUS.
​

​Zapłata za towar lub usługę (odpowiadająca wartości sprzedaży netto) jest płacona przez nabywcę na rachunek rozliczeniowy dostawcy, lub jest rozliczana w inny sposób. Natomiast pozostała zapłata odpowiadająca kwocie VAT, jest płacona na specjalny rachunek bankowy dostawcy – tzw. rachunek VAT.
Mechanizm podzielonej płatności znajdzie zastosowanie wyłącznie do transakcji między przedsiębiorcami. Jego wykorzystanie będzie dobrowolne, a decyzja o tym należeć będzie do nabywcy, który skorzysta na zastosowaniu mechanizmu (np. unikając solidarnej odpowiedzialności za zobowiązanie podatkowe). Zmiany nie wpłyną na zakupy dokonywane przez konsumentów (nieprowadzących działalności gospodarczej). Mają wejść w życie od kwietnia 2018 r. 
​

Wprowadzony zostanie rejestr podatników wykreślonych z rejestru VAT (tzw. czarna lista). - Dokonanie płatności na rzecz takiego podatnika wiązać się będzie z wyższym ryzykiem zakwestionowania prawa do odliczenia podatku VAT – ostrzegają eksperci Grant Thornton. Druga, "Biała lista", obejmie zgłoszone do urzędu skarbowego numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Płatności powyżej 15 tys. zł (ok. 3500 EUR) dokonane na rachunek, który nie został zgłoszony do urzędu, nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Co więcej, podatnik będzie solidarnie odpowiadał ze sprzedawcą za zaległości podatkowe kontrahenta.
 
Podatnicy będą mieli możliwość prześledzenia całej historii rejestracji kontrahentów dla celów VAT, co umożliwi im weryfikację, jaki był w wybranym momencie ich status. Wykaz ma być aktualizowany raz na dobę (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), natomiast informacja o podatnikach wykreślonych z rejestru będzie utrzymywana w wykazie przez 12 miesięcy.
​

System teleinformatyczny izby rozliczeniowej, w skrócie STIR ma umożliwić organom podatkowym blokowanie rachunku firmy w przypadku podejrzenia, że wykorzystuje ona działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych (SKOK) do oszustw podatkowych.
​
Zablokowanie rachunku podatnika może trwać 72 godzin, a w określonych przypadkach – nawet 3 miesiące. Izba rozliczeniowa opracuje tzw. wskaźniki ryzyka wykorzystywania danego konta do oszustw skarbowych. Wskaźniki te będą ustalane na podstawie algorytmów opracowanych z uwzględnieniem doświadczeń sektora bankowego w przeciwdziałaniu wykorzystania usług do przestępstw karnych i karnoskarbowych.
​

​Od 1 stycznia 2018 roku osoby zarabiające rocznie do 8 tys. zł nie zapłacą podatku. Przed 2017 rokiem kwota wolna od podatku wynosiła dla wszystkich 3091 zł, co w praktyce oznaczało zmniejszenie podatku o 556,02 zł. Konieczność zmiany kwoty wolnej wymusił na politykach Trybunał Konstytucyjny, który uznał, że kwota wolna od podatku, która jest mniejsza, niż minimum socjalne, jest sprzeczna z ustawą zasadniczą.
​

​Podniesiono także o 100 proc. limit kosztów uzyskania przychodu dla twórców - do kwoty 85 528 zł. Gdy praca ma charakter twórczy, w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, u pracownika stosuje się 50-proc. koszty uzyskania przychodów. Łączne 50-proc. koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć połowy kwoty będącej górną granicą pierwszego przedziału skali podatkowej - w 2017 r. limit ten wynosi 42764 zł. Jednak od 2018 r. ma on wynieść już 85 528 zł. 
​

​Od 1 stycznia wejdzie w życie tzw. minimalny podatek dochodowy (w wysokości 0,035 proc. za każdy miesiąc) dla właścicieli nieruchomości komercyjnych o wartości przekraczającej 10 mln zł (chodzi m.in. o biura, centra handlowe i domy towarowe). Ma to uszczelnić system płacenia podatków przez np. podmioty handlowe. Podatek od nieruchomości komercyjnych podlegać będzie odliczeniu od podatku dochodowego.
​

Od 2018 roku zmienią się też zasady opodatkowania najmu. Obecnie dochody z najmu i dzierżawy uzyskiwane przez osoby fizyczne poza działalnością gospodarczą opodatkowane są według stawek 18 i 32 proc. Możliwe jest też skorzystanie z preferencyjnego sposobu rozliczania poprzez stosowanie zryczałtowanej stawki 8,5 proc.
​
W nowych regulacjach zaproponowano ograniczenie stosowania stawki ryczałtu 8,5 proc. do przychodów z najmu nieprzekraczających rocznie 100 tys. zł. Przewidziano ponadto wprowadzenie stawki ryczałtu 12,5 proc. od nadwyżki przychodów z najmu (poza działalnością gospodarczą) ponad 100 tys. zł.
​

Nie będzie wyznaczonych specjalnych stref ekonomicznych. Pomoc publiczna udzielana w formie zwolnienia podatkowego ma być dostępna dla inwestycji na terenie całego kraju (utworzenie nowego zakładu produkcyjnego oraz reinwestycje). Projekt spełniający ustalone wymagania może uzyskać wsparcie sięgające nawet 50 proc. kosztu nowej inwestycji. Decyzje o wsparciu będą wydawane na czas oznaczony, nie krótszy niż 10 lat i nie dłuższy niż 15 lat. Ministerstwo Rozwoju zakłada, że do 2027 roku miałoby w ten sposób powstać nawet 158,3 tys. miejsc pracy. 
​

​Od 1 stycznia 2018 roku ograniczona zostanie też lista przychodów (dochodów) z tytułu udziału w spółce kapitałowej, które korzystać będą ze zwolnienia z opodatkowania. - Nie będą opodatkowane wyłącznie dywidendy, kwoty zysków przeznaczone na podwyższenie kapitału zakładowego oraz tzw. niepodzielone zyski w przypadku przekształcenia osoby prawnej w spółkę osobową. Z katalogu zwolnień usunięto m.in. dochody z umorzenia udziałów (automatycznego czy przymusowego) oraz dochody z likwidacji spółki kapitałowej.
​

​W ramach zaproponowanych zmian w Ustawie CIT znacząco zostanie ograniczona wysokość wydatków na usługi niematerialne, jakie podatnik będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli usługi świadczone są na rzecz podatnika przez podmioty powiązane. Limit ten wyniesie łącznie w roku podatkowym 3 mln zł plus 5 proc. EBITDA, ustalonej w oparciu o wynik podatkowy. Wydatki, które podlegać będą limitowaniu, dotyczą wynagrodzenia z tytułu usług doradczych, badania rynku, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze, a także wszelkiego rodzaju opłaty i należności za korzystanie lub prawo do korzystania z wartości niematerialnych i prawnych.
​

Podatnicy, którzy posiadają wartości niematerialne i prawne (np. znaki towarowe), od których dokonują odpisów amortyzacyjnych, od 1 stycznia 2018 roku nie będą mogli zaliczyć tych odpisów do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli wartości te były przez podatnika przed ich ostatnim nabyciem lub wytworzeniem, zbyte w jakiejkolwiek formie. Wyłączeniu z kosztów podlegać będzie wartość odpisów ( z uwzględnieniem odpisów już dokonanych, zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu), przekraczająca wartość przychodu ze zbycia tych wartości niematerialnych i prawnych.
​

​W obecnym stanie prawnym podatnicy kwalifikujący się do mikro, małych lub średnich przedsiębiorców, uprawnieni są do odliczenia 50 proc. kosztów kwalifikowanych (w przypadku dużych przedsiębiorców wartość ta wynosi w zależności od kategorii kosztów – 50 proc. dla wydatków pracowniczych oraz 30 proc. dla innych wydatków). Od 1 stycznia 2018, wysokość kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu wynosi 100 proc. W konsekwencji, każda złotówka zainwestowana w badania i rozwój obniży o złotówkę podstawę opodatkowania, niezależnie od wielkości przedsiębiorcy. Podmioty posiadające specjalny status Centrum Badawczo-Rozwojowego odliczą do 150 proc. wydatków kwalifikowanych.
​

​W związku z wprowadzeniem przez ustawodawcę odrębnego źródła przychodów, jakimi są zyski kapitałowe, podatnicy będą zobowiązani do wyodrębnienia przychodów i kosztów dotyczących poszczególnych źródeł na podstawie prowadzonej ewidencji rachunkowej. - Konieczna więc będzie zmiana zasad prowadzonej ewidencji księgowej, by możliwe było określenie dochodu/straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy dla dwóch odrębnych źródeł.